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Para ser chegar aos resultados há sempre uma série de atividades que precisam ser feitas. Organizar essas atividades para termos maior eficiência e gerar mais valor aos clientes (internos e externos) é o que chamamos de Processos.

Processos organizacionais são os que envolvem pessoas, procedimentos, equipamentos e informações dentro de uma empresa. Eles podem ser divididos em 3 tipos:

Processos Primários: aqueles processos finais que geram serviço ou produto para o cliente externo. Esse tipo de processo é que caracteriza o ramo no qual a empresa atua.

Processos de apoio: processos internos que normalmente estão ligados às áreas internas e o objetivo deles é fortalecer e auxiliar o processo primário, para que ele ocorra normalmente.

Processos Gerenciais: estão atrelados à gestão estratégica da empresa. Eles estão ligados aos outros dois processos e ajudam a monitorar e a aprimorar as demais atividades. Processos gerenciais ajudam a trazer mais eficiência.

Os principais benefícios que temos com a melhoria de processos, entre outros são:

–  Diminuição de desperdício e Aumento de eficiência: Processos ineficientes costumam causar diversos desperdícios como: perda de tempo, retrabalho, mau aproveitamento dos recursos humanos e das capacidades dos colaboradores. Processos estruturados reduzem perdas e geram aumento da eficiência.

– Redução de custos como:
•    Mão de obra: menos contratações e horas extras
•    Insumos; melhor aproveitamento do material
•    Logística: otimização dos deslocamentos

– Integração de áreas: Com processos claramente definidos se consegue integrar os diferentes departamentos da empresa, diminuindo os ruídos de comunicação e assim aumentando a colaboração entre as pessoas no alcance dos objetivos.

– Atuação estratégica:  Os processos representam o dia a dia de qualquer empresa. Ao padronizá-los os gestores passam a ter mais liberdade para cuidar das atividades gerenciais e estratégicas. Os gestores passam a monitorar mais as atividades e menos executá-las.

Para melhorar os processos precisamos seguir alguns passos:

1. Mapeamento e Análise dos processos atuais:
•    O mapeamento é o primeiro passo na avaliação de um processo para o seu aperfeiçoamento: mapear o fluxo de atividades e as medidas do processo atual.
•    Além de ilustrar como um processo funciona atualmente, o mapeamento revela problemas específico no processo, permitindo que o melhoramentos sejam introduzidos.

2. Desenho dos Processos:
•    Desenhar um processo melhorado.
•    Remodelando os processos que apresentam limitações, gargalos ou desperdícios
•    Promover melhorias

3. Implementação dos Processos
•    Validar e implementar
•    Dar compreensão de como diferentes atividades do trabalho estão relacionadas entre si e de onde as conexões podem estar problemáticas

4. Monitoramento e Acompanhamento
A gestão de processos se dá através do ciclo PDCA
•    Planejar: antes da execução de qualquer processo, as atividades devem ser planejadas com as definições de onde se quer chegar (meta) e qual o caminho a seguir (método);
•    Desenvolver: execução do processo com registro de dados que permitam o seu controle posteriormente;
•    Controlar: fase de monitoração e avaliação; momento de se comparar os resultados executados com os dados planejados (metas e métodos). Registro de desvios encontrados.
•    Agir corretivamente: definição de soluções para os problemas encontrados com contínuo aperfeiçoamento  do processo

E os processos de sua empresa, onde podem ser melhorados?